Regulamin Świadczenia Usług
Ostatnia aktualizacja: 14 marca 2026
Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Black Talisman Stefan Leoniec, przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą („Usługodawca", „my") za pośrednictwem platformy internetowej CakeHQ („CakeHQ", „Platforma", „Serwis"). CakeHQ jest znakiem towarowym i nazwą handlową usługi online świadczonej przez Usługodawcę. Regulamin stanowi wypełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 nr 144 poz. 1204 z późn. zm.).
Korzystanie z Platformy oznacza akceptację niniejszego Regulaminu. Prosimy o uważne zapoznanie się z jego treścią przed rozpoczęciem korzystania z usług.
1 Postanowienia Ogólne
Black Talisman Stefan Leoniec
jednoosobowa działalność gospodarcza
ul. Strzelecka 99D, 62-050 Mosina
NIP: PL7282871470, REGON: 524792082
Serwis internetowy: CakeHQ
E-mail: info@CakeHQ.pl
Definicje
- Usługodawca — Black Talisman Stefan Leoniec, przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą.
- Użytkownik — osoba fizyczna reprezentująca firmę-klienta (zazwyczaj pracownik działu HR), która założyła konto w Serwisie.
- Firma-Klient — podmiot gospodarczy, w imieniu którego Użytkownik korzysta z Platformy.
- Pracownik — osoba zatrudniona przez Firmę-Klienta, której dane są przetwarzane w Serwisie w celu organizacji świętowań.
- Platforma / Serwis — aplikacja internetowa CakeHQ, stanowiąca usługę online i oznaczenie handlowe Usługodawcy, dostępna pod adresem CakeHQ.pl.
- Umowa — umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawierana pomiędzy Usługodawcą a Użytkownikiem w momencie rejestracji konta.
- Świętowanie — wydarzenie generowane przez system w związku z urodzinami lub rocznicą zatrudnienia Pracownika.
- Partner — niezależna piekarnia, cukiernia, sprzedawca upominków, producent, dostawca lub inny podmiot współpracujący z Usługodawcą przy realizacji Zamówień.
- Zamówienie — zlecenie organizowane za pośrednictwem Platformy i przekazywane do realizacji niezależnemu Partnerowi, obejmujące przygotowanie, sprzedaż lub dostawę upominku (np. tortu, kosza prezentowego).
- Pakiet Cenowy — jeden z trzech wariantów cenowych dostępnych w Platformie, określający cenę pojedynczego Świętowania, obejmującą koszt upominku oraz dostawy.
2 Rodzaj i Zakres Usług
Platforma CakeHQ umożliwia Firmom-Klientom automatyzację procesu organizacji i zamawiania upominków dla Pracowników z okazji urodzin i rocznic zatrudnienia. CakeHQ działa jako pośrednik technologiczny i organizacyjny pomiędzy Firmą-Klientem a Partnerami realizującymi Zamówienia. Usługodawca udostępnia narzędzia informacyjne oraz automatyzujące proces, jednak nie jest producentem, sprzedawcą ani przewoźnikiem upominków. Usługi obejmują w szczególności:
Zarządzanie pracownikami
Import danych pracowników z systemów HR (przez integrację API lub plik CSV), ręczne dodawanie pracowników, zarządzanie podziałem na działy.
Śledzenie świętowań
Automatyczne monitorowanie ważnych dat, tworzenie Świętowań, powiadomienia o nadchodzących wydarzeniach przez e-mail, Slack lub Microsoft Teams.
Zamówienia upominków
Automatyczne przypisywanie upominków (torty urodzinowe, kosze prezentowe) na podstawie typu świętowania i preferencji pracownika, przekazywanie informacji o Zamówieniu oraz koordynacja współpracy z niezależnymi Partnerami realizującymi produkt i dostawę.
Panel zarządzania
Widok kalendarza, zarządzanie zamówieniami, historia aktywności, zarządzanie strukturą firmy i uprawnieniami administratorów.
3 Wymagania Techniczne
Do korzystania z Platformy niezbędne są:
- check_circleUrządzenie z dostępem do sieci Internet (komputer, tablet lub smartfon).
- check_circleAktualna przeglądarka internetowa z obsługą JavaScript (Chrome, Firefox, Safari, Edge).
- check_circleAktywny adres e-mail do rejestracji konta i otrzymywania powiadomień.
- check_circleMinimalna rozdzielczość ekranu: 380px szerokości (responsywny interfejs).
4 Zawarcie i Rozwiązanie Umowy
Zawarcie umowy
Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zostaje zawarta z chwilą rejestracji konta Użytkownika w Serwisie. Rejestracja wymaga podania adresu e-mail, potwierdzenia logowania jednorazowym kodem weryfikacyjnym (OTP) przesłanym na ten adres oraz akceptacji niniejszego Regulaminu. Konto może zostać również utworzone za pośrednictwem logowania usługą Google lub Facebook — w takim przypadku akceptacja Regulaminu następuje w momencie pierwszego logowania.
Czas trwania umowy
Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony. Firma-Klient wybiera jeden z trzech Pakietów Cenowych, a wybrany Pakiet Cenowy określa cenę poszczególnych Świętowań realizowanych za pośrednictwem Platformy.
Rozwiązanie umowy przez Użytkownika
Użytkownik może rozwiązać umowę w dowolnym momencie poprzez usunięcie konta w ustawieniach Platformy lub przesłanie żądania na adres info@CakeHQ.pl. Rozwiązanie umowy nie zwalnia z obowiązku zapłaty za wystawione faktury ani za Zamówienia, których realizacja została już rozpoczęta.
Rozwiązanie umowy przez Usługodawcę
Usługodawca zastrzega sobie prawo do zawieszenia lub usunięcia konta Użytkownika w przypadku: naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu, korzystania z Platformy w sposób niezgodny z prawem, braku zapłaty za wystawioną fakturę przez okres dłuższy niż 30 dni. O zamiarze rozwiązania umowy Usługodawca poinformuje Użytkownika z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem drogą e-mailową.
Skutki rozwiązania umowy
Po rozwiązaniu umowy dane Firmy-Klienta (w tym dane Pracowników) zostaną usunięte lub zanonimizowane w ciągu 30 dni, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają ich dłuższego przechowywania. Użytkownik ma prawo do eksportu danych przed rozwiązaniem umowy.
5 Zasady Korzystania z Serwisu
Użytkownik zobowiązuje się do:
- check_circlePodawania prawdziwych i aktualnych danych podczas rejestracji oraz w trakcie korzystania z Platformy.
- check_circleZabezpieczenia dostępu do swojej skrzynki e-mail oraz innych metod logowania do Serwisu przed dostępem osób trzecich.
- check_circleKorzystania z Serwisu zgodnie z przepisami prawa polskiego i Unii Europejskiej.
- check_circlePrzekazywania pełnych, prawdziwych i aktualnych informacji niezbędnych do realizacji Zamówień, w tym informacji o alergiach, nietolerancjach, alergenach do wykluczenia oraz szczególnych potrzebach żywieniowych, zdrowotnych lub religijnych Pracowników (np. dieta wegańska, wegetariańska, wymagania wynikające z wyznania, okresy postu lub inne ograniczenia dietetyczne), o ile mają one znaczenie dla realizacji Zamówienia.
- check_circlePosiadania odpowiednich podstaw prawnych do przekazywania danych osobowych Pracowników (w tym zgody lub uzasadnionego interesu zgodnie z RODO), a w przypadku danych szczególnej kategorii lub danych dotyczących zdrowia — także spełnienia dodatkowych wymogów wynikających z obowiązujących przepisów.
- check_circleNiezwłocznego informowania Usługodawcy o wszelkich przypadkach nieuprawnionego dostępu do konta.
Użytkownikowi zabrania się w szczególności:
- blockKorzystania z Platformy w sposób zakłócający jej funkcjonowanie lub naruszający prawa osób trzecich.
- blockPrzesyłania treści bezprawnych lub złośliwego oprogramowania.
- blockPodejmowania prób obejścia zabezpieczeń technicznych Serwisu.
- blockUdostępniania konta osobom nieuprawnionym.
6 Płatności
Model rozliczeniowy
Platforma oferuje trzy Pakiety Cenowe. Wybór Pakietu Cenowego nie stanowi subskrypcji ani abonamentu. Pakiet Cenowy określa cenę pojedynczego Świętowania i obejmuje koszt upominku oraz dostawy. Aktualny opis Pakietów Cenowych dostępny jest na stronie CakeHQ.pl/pricing.
Przedpłata za nadchodzący miesiąc
Płatność za planowane Świętowania jest wymagana z góry za nadchodzący miesiąc kalendarzowy. Kwota należna obejmuje przewidywane koszty Świętowań zaplanowanych na kolejny miesiąc według danych dostępnych w Platformie w chwili wystawienia faktury.
Faktury i VAT
System wystawia faktury za nadchodzący miesiąc i udostępnia je w Platformie. Wszystkie ceny podane na Platformie są cenami brutto i zawierają podatek VAT w stawce 23% zgodnie z obowiązującymi przepisami. Historia faktur, status płatności oraz bieżące wydatki są dostępne w sekcji Finanse w Serwisie.
Metody płatności
Faktury mogą być opłacane bezpośrednio przez Platformę z użyciem przelewu bankowego oraz operatorów płatności Przelewy24 i Stripe, zgodnie z metodami aktualnie udostępnionymi w Serwisie.
Zwroty i korekty
Zwrot płatności przysługuje, jeżeli Świętowanie lub powiązane z nim Zamówienie zostało skutecznie anulowane przed rozpoczęciem realizacji, płatność została pobrana omyłkowo albo reklamacja została uznana. Po rozpoczęciu realizacji Zamówienia zwrot co do zasady nie przysługuje, chyba że Zamówienie nie zostanie zrealizowane lub reklamacja zostanie rozpatrzona na korzyść Użytkownika.
Zaległa płatność
W przypadku braku płatności w terminie Usługodawca może wstrzymać tworzenie nowych Zamówień lub zawiesić dostęp do funkcji związanych z realizacją Świętowań po upływie 7-dniowego okresu karencji. Po 30 dniach braku zapłaty konto może zostać dezaktywowane.
7 Zamówienia i Dostawa Upominków
Rola Usługodawcy
Usługodawca zapewnia Platformę służącą do planowania, przekazywania informacji i automatyzacji Zamówień oraz pośredniczy w komunikacji pomiędzy Firmą-Klientem a Partnerem. Upominki są przygotowywane, sprzedawane i dostarczane przez niezależnych Partnerów działających we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność.
Składanie zamówień
System automatycznie tworzy Zamówienia w związku z nadchodzącymi Świętowaniami. Użytkownik może modyfikować upominek przypisany do Świętowania (np. zmienić typ tortu, wybrać kosz prezentowy) do momentu przejścia Zamówienia w status „Przetwarzanie". Użytkownik może również tworzyć Świętowania ręcznie.
Realizacja zamówień
Usługodawca dokłada należytej staranności przy wyborze Partnerów i organizacji procesu przekazania Zamówienia, aby upominki zostały dostarczone w dniu wydarzenia lub w najbliższy dzień roboczy. Jednocześnie jakość, skład, zgodność z opisem, dostępność oraz terminowość przygotowania i dostawy produktów zależą od niezależnych Partnerów. Z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za wady produktów ani uchybienia w dostawie leżące po stronie Partnera lub przewoźnika.
Anulowanie zamówień
Użytkownik może anulować Świętowanie (i powiązane Zamówienie) do momentu przejścia Zamówienia w status „Przetwarzanie". Po tym momencie anulowanie oraz zwrot środków za dane Zamówienie mogą nie być możliwe ze względu na rozpoczęcie przygotowywania upominku.
Adres dostawy
Upominki dostarczane są na adres działu, do którego przypisany jest Pracownik. Użytkownik odpowiada za aktualność i poprawność adresów dostawy skonfigurowanych w panelu zarządzania działami.
Informacje o alergiach i szczególnych potrzebach
Użytkownik oraz Firma-Klient odpowiadają za przekazanie w Platformie kompletnych, prawdziwych i aktualnych informacji o alergiach, nietolerancjach, przeciwwskazaniach zdrowotnych oraz szczególnych potrzebach żywieniowych lub religijnych Pracownika, jeżeli informacje te mają znaczenie dla realizacji Zamówienia. Usługodawca i Partner realizują Zamówienie w oparciu o dane przekazane przez Firmę-Klienta; brak, niepełność lub nieprawidłowość tych danych może uniemożliwić właściwy dobór produktu.
8 Odpowiedzialność
Odpowiedzialność Usługodawcy
Usługodawca dołoży wszelkich starań, aby Platforma działała w sposób nieprzerwany i bezawaryjny. Odpowiedzialność Usługodawcy dotyczy świadczenia usług elektronicznych, udostępniania informacji oraz automatyzacji procesu organizacji Świętowań. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za szkody wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania tych usług wyłącznie do wysokości opłat uiszczonych przez Firmę-Klienta na podstawie faktur wystawionych przez Usługodawcę w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Ograniczenie to nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.
Produkty i dostawa realizowane przez Partnerów
Usługodawca działa jako pośrednik technologiczny i organizacyjny pomiędzy Firmą-Klientem a Partnerami. Choć dokładamy starań, aby współpracować z możliwie najlepszymi Partnerami, nie odpowiadamy za jakość, cechy, bezpieczeństwo, zgodność z opisem, estetykę ani terminowość dostawy produktów przygotowywanych lub dostarczanych przez Partnerów. Odpowiedzialność za produkt i jego dostawę ponosi właściwy Partner lub przewoźnik, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
Informacje zdrowotne i dietetyczne Pracowników
Użytkownik i Firma-Klient ponoszą odpowiedzialność za przekazanie pełnych, prawdziwych i aktualnych informacji o alergiach, nietolerancjach, przeciwwskazaniach zdrowotnych oraz szczególnych potrzebach żywieniowych lub religijnych Pracowników, jeżeli mają one znaczenie dla realizacji Zamówienia. W zakresie, w jakim szkoda, uszczerbek na zdrowiu lub inna negatywna konsekwencja wynika z nieprzekazania takich informacji albo przekazania ich w sposób niepełny, nieaktualny lub nieprawidłowy przez Użytkownika lub Firmę-Klienta, ani Usługodawca, ani Partner realizujący Zamówienie nie ponoszą odpowiedzialności, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
Przerwy techniczne
Usługodawca zastrzega sobie prawo do krótkotrwałych przerw technicznych w działaniu Platformy, wynikających z konieczności konserwacji, aktualizacji lub naprawy systemu. O planowanych przerwach przekraczających 4 godziny Usługodawca poinformuje Użytkowników z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem.
Odpowiedzialność Użytkownika
Użytkownik ponosi odpowiedzialność za prawidłowość danych wprowadzonych do systemu, w tym danych Pracowników i adresów dostawy. Użytkownik jest również odpowiedzialny za zapewnienie legalności przetwarzania danych osobowych Pracowników zgodnie z RODO.
Siła wyższa
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług spowodowane okolicznościami niezależnymi od niego (siła wyższa), w szczególności: klęskami żywiołowymi, przerwami w dostawie prądu, awariami sieci Internet, strajkami, decyzjami organów administracji publicznej.
9 Ochrona Danych Osobowych
Administrator danych
W odniesieniu do danych Użytkowników (przedstawicieli firm), Usługodawca jest administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO. Szczegóły przetwarzania danych opisane są w Polityce Prywatności.
Podmiot przetwarzający (procesor)
W odniesieniu do danych Pracowników firm-klientów, Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu art. 28 RODO, przetwarzając dane na polecenie i w imieniu Firmy-Klienta (administratora danych). Podstawą przetwarzania jest Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych, stanowiąca integralną część niniejszego Regulaminu.
Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA)
Z chwilą akceptacji niniejszego Regulaminu Firma-Klient zawiera z Usługodawcą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO. Usługodawca zobowiązuje się przetwarzać dane Pracowników wyłącznie w celu świadczenia usług objętych niniejszym Regulaminem, stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych oraz informować Firmę-Klienta o wszelkich naruszeniach ochrony danych niezwłocznie, nie później niż w ciągu 72 godzin.
Przenoszenie i usuwanie danych
Użytkownik może w dowolnym momencie wyeksportować dane Pracowników z Platformy. Po rozwiązaniu Umowy dane Pracowników zostaną usunięte w ciągu 30 dni, chyba że obowiązujące przepisy wymagają ich dłuższego przechowywania.
10 Własność Intelektualna
Platforma: Wszelkie prawa autorskie do Platformy, w tym jej kod źródłowy, szata graficzna, logo, oznaczenie CakeHQ, baza danych i dokumentacja, przysługują Usługodawcy. Oznaczenie CakeHQ stanowi znak towarowy i nazwę usługi online świadczonej przez Usługodawcę. Użytkownikowi udzielana jest ograniczona, niewyłączna, nieprzenoszalna licencja na korzystanie z Platformy wyłącznie w celach określonych w niniejszym Regulaminie.
Dane Użytkownika: Dane wprowadzone przez Użytkownika do Platformy (dane firmy, dane pracowników) pozostają własnością Firmy-Klienta. Usługodawca nie nabywa żadnych praw do tych danych poza prawem do ich przetwarzania w celu świadczenia usług.
11 Reklamacje
Użytkownik ma prawo złożyć reklamację dotyczącą usług świadczonych przez Usługodawcę.
Reklamacje dotyczące produktów i dostawy
Jeżeli zgłoszenie dotyczy jakości produktu, niezgodności Zamówienia z ofertą Partnera lub sposobu dostawy, Usługodawca może przyjąć zgłoszenie i wesprzeć Użytkownika w jego przekazaniu do właściwego Partnera, jednak rozpatrzenie takiej reklamacji może wymagać współdziałania Partnera odpowiedzialnego za produkt lub przewóz.
Sposób zgłoszenia
Reklamacje należy składać drogą elektroniczną na adres info@CakeHQ.pl lub poprzez formularz kontaktowy dostępny na Platformie.
Treść reklamacji
Reklamacja powinna zawierać: dane identyfikujące Użytkownika (imię, nazwisko, adres e-mail), opis problemu, oczekiwany sposób rozwiązania oraz ewentualne dowody (np. zrzuty ekranu, numery zamówień).
Termin rozpatrzenia
Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni roboczych od daty jej otrzymania. O wyniku rozpatrzenia Użytkownik zostanie poinformowany drogą elektroniczną.
12 Zmiany Regulaminu
Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. O każdej zmianie Użytkownik zostanie poinformowany drogą e-mailową oraz poprzez powiadomienie na Platformie co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie.
Jeśli Użytkownik nie akceptuje wprowadzonych zmian, ma prawo rozwiązać umowę przed dniem wejścia zmian w życie. Dalsze korzystanie z Platformy po dacie wejścia zmian w życie jest równoznaczne z akceptacją nowego brzmienia Regulaminu. Archiwum poprzednich wersji Regulaminu jest dostępne na żądanie.
13 Postanowienia Końcowe
Prawo właściwe: Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Kodeksu cywilnego oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
Właściwość sądu: Wszelkie spory wynikające z niniejszego Regulaminu lub związane z korzystaniem z Platformy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy. Przed skierowaniem sprawy do sądu strony zobowiązują się do podjęcia próby polubownego rozwiązania sporu w drodze mediacji.
Klauzula salwatoryjna: Jeśli którekolwiek z postanowień Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują pełną moc wiążącą. W miejsce nieważnego postanowienia zastosowanie znajdą odpowiednie przepisy prawa polskiego.
Data wejścia w życie: Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 14 marca 2026 r.
14 Kontakt
W przypadku pytań dotyczących niniejszego Regulaminu, prosimy o kontakt:
Niniejszy dokument stanowi wiążącą wersję Regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną CakeHQ. W przypadku rozbieżności między tłumaczeniami, wersja polska jest wersją rozstrzygającą.